Das gemeinsame Kursangebot „Fit fürs Ehrenamt“ des Landkreises Limburg-Weilburg und der Kreisvolkshochschule soll ehrenamtlich Tätigen aus der Region wertvolles neues Wissen geben. Andreas Schwickert gab in einem spannenden Seminar Tipps zur Eventorganisation für Vereine. Der 62-Jährige ist Geschäftsführer des Mehrspartenvereins und Fußball-Hessenligisten TuS Dietkirchen.
Andreas Schwickert hat unter anderem die 100-Jahr-Feier des TuS an vorderster Front mitorganisiert und gehört zum Vorbereitungsteam des „Dickerischer Maat“. Von daher weiß er, wie die Organisation großer Vereinsfeste funktioniert. Andreas Schwickert rät, dass es wichtig sei, frühzeitig mit den Planungen zu beginnen. Für die 100-Jahr-Feier des TuS Dietkirchen ging die Vorbereitung bereits drei Jahre vorher los. Bei der Terminfestlegung sollte seiner Meinung nach unbedingt darauf geachtet werden, ob im eigenen Ort oder im Umfeld am selben Termin schon andere Veranstaltungen geplant sind, die mit der eigenen Veranstaltung in direkter Konkurrenz stehen könnten.
Was die Auswahl des Organisationsteams betrifft, vertritt Andreas Schwickert die Meinung, dass es den geschäftsführenden Vorstand eines Vereins überfordern könnte, nebenbei Eventorganisation noch alleine selbst zu regeln. Von daher empfiehlt er die Bildung eines Festausschusses. Der Geschäftsführer des TuS hält es für wichtig, dass dieser nicht zu groß ist, damit noch zielführend diskutiert werden kann. Über die Ergebnisse kann ein Mitglied dann immer noch die Vereinsmitglieder in größerer Runde informieren. Beim anfänglichen Brainstorming sollten alle Gedankenspiele zugelassen werden. So hat der Festausschuss des TuS anfangs beispielsweise ein Konzert mit einem aktuellen Popstar in Dietkirchen in Erwägung gezogen, was sich aber letztendlich aus Kostengründen als nicht umsetzbar erwies. Kontakte knüpfen und pflegen hilft aber, wie Andreas Schwickert weiß. Zum Beispiel kennt er über die Kreismusikschule Limburg viele Künstlerinnen und Künstler, die man natürlich bei Festlichkeiten zu einem Vereinsjubiläum gut gebrauchen kann. Und haben diese einen engen Bezug zur Person, einem Ort oder Verein, bekommt man sie für den Auftritt möglicherweise unter der normalen Gage.
Jeder für die Festorganisation eines Vereins Verantwortliche sollte also laut dem TuS-Geschäftsführer überlegen, wen er kennt, der zu machbaren Konditionen ein Event bereichern könnte, vielleicht Aktive der Kreismusikschule oder einer Theatergruppe, Sänger, Bands oder Tanzgruppen? Hilfreich ist es laut Andreas Schwickert auch, befreundete Vereine anzusprechen, ob sie bereit sind, mit Helferinnen und Helfern auszuhelfen. „Eine Hand wäscht die andere“, meint der 62-Jährige. Dann könnten die eigenen Mitglieder auch mal einen Tag der eigenen Jubiläumsfeier selbst genießen. Schwickert spricht auch gerne gezielt junge Leute an, um diese ins Vereinsleben stärker einzubinden. Positive Ansprache hilft, dass viele mitmachen, so Andreas Schwickert. Der erfahrene Organisator denkt, dass es wichtig ist, Arbeitssitzungen nicht länger als auf zwei Stunden auszuweiten, weil es Berufstätigen sonst zu viel Aufwand wird.
Wer konkrete Fragen zu Eventorganisation hat, findet laut Andreas Schwickert im Internet viel Hilfreiches oder kann ihn auch gerne persönlich unter E-Mail a.schwickert@tus-dietkirchen.de kontaktieren. Im Netz gibt es unter anderem Finanzierungspläne, an denen Planungs-Neulinge sich orientieren können. Hilfreich ist natürlich auch, zu wissen, wo es welche Zuschüsse gibt. Wen muss man informieren, was muss man genehmigen lassen? Das sind ebenfalls existenzielle Fragen. Vergisst man etwas, kann es teuer werden oder möglicherweise eine Veranstaltung gefährden. Beispielsweise brauchte der TuS für ein Freundschaftsspiel der Frankfurter Eintracht ein eigenes Sicherheitskonzept. Schwickert rät dringend dazu, größere Veranstaltungen rechtzeitig im Voraus mit der Kommune abzusprechen, mit dem Ordnungs-, dem Gesundheitsamt und mit der Polizei. Möglicherweise braucht man einen Rettungsdienst. Musikalische Beiträge müssen bei der GEMA angemeldet werden und kosten Gebühren. Wer plant, ein fremdes Theaterstück aufzuführen, sollte sich beim Lizenzinhaber rechtzeitig die Genehmigung holen. „Eine Verlosung ist beispielsweise steuerpflichtig“, erläutert Schwickert. Was Vereine auch nicht vergessen sollten, ist die rechtzeitige Werbung für Events. Da gibt es laut dem TuS-Geschäftsführer viele Möglichkeiten, die man nutzen sollte. Flyer verteilen, Werbetafeln aufstellen, die Social Media nutzen und Medienkooperationen eingehen. „Wenn ich die Disco eines Radiosenders buche, bekomme ich möglicherweise günstig Radiowerbung für mein Fest“, sagt Schwickert. Ebenfalls sollte nicht vergessen werden, im Mitglieder-Newsletter und auf der Vereins-Website auf kommende Veranstaltungen hinzuweisen. © Landkreis Limburg-Weilburg