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Zentrale Anlaufstelle für die Limburger Bürger

Viktoria Partheil leitet das Bürgerbüro in der Limburger Stadtverwaltung. Für Bürgermeister Dr. Marius Hahn hat sich der Service für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt dadurch deutlich verbessert. Aufgrund des pandemiebedingten Shutdowns ist das Büro derzeit nur mit Voranmeldung zu erreichen. Foto: Stadt Limburg

Seit dem 1. April des vergangenen Jahres gibt es das Bürgerbüro der Stadt. Am gleichen Tag trat Victoria Partheil ihren Dienst in Limburg an, als Leiterin dieser neu geschaffenen Einrichtung. Zeit für ein erstes Fazit.

Das Bürgerbüro ist die zentrale Anlaufstelle der Stadtverwaltung. Die klare Zielvorgabe sieht Bürgermeister Dr. Marius Hahn als erfüllt an. „Mit dem Bürgerbüro sowie den weiteren Einrichtungen der Verwaltung, die sich nach wie vor in der Innenstadt befinden, decken wir über 90 Prozent der persönlichen Kundenkontakte mit der Verwaltung ab. Das Rathaus als zentrale Anlaufstation für die Limburger Bürgerinnen und Bürger befindet sich dabei mitten in der Stadt“, begegnet der Bürgermeister Kritikern, die behaupten, mit dem Umzug eines Teiles der Stadtverwaltung auf die Dietkircher Höhe sei die Distanz zu den Bürgerinnen und Bürgern größer geworden.

Das Gegenteil sei der Fall: Die Dienstleistungen des Bürgerbüros wurden nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ ausgebaut. Neben dem Bürgerbüro sind das Ordnungsamt, das Standesamt sowie das Amt für soziale Betreuung mit der Kinder- und Jugendarbeit sowie das Kulturamt mit den Kunstsammlungen, das Stadtarchiv, die Limburger Ehrenamtsagentur (LEA) und der Ortsgerichtsvorsteher in der Innenstadt. Ein Termin in den Fachabteilungen auf der Dietkircher Höhe werde vor allem von Ingenieuren, Investoren, Planern wahrgenommen.

Der Standort des Bürgerbüros befindet sich im Erdgeschoss des sogenannten Neuen Rathauses, dort befand sich in der Vergangenheit das Einwohnermeldeamt. „Dessen klassische Aufgaben bilden den Kern des neuen Bürgerbüros. In den zurückliegenden Monaten sind noch verschiedene neue Aufgabengebiete hinzugekommen“, erläutert Walter Gläser als Leiter des Hauptamtes, zu dem die Abteilung „Bürgerbüro“ gehört.

Hinzugekommen sind zu den klassischen Aufgaben wie An-, Um- und Abmeldungen sowie dem Pass- und Personalausweiswesen zum Beispiel der Bereich Parkausweise, Fundsachen oder das Ausstellen des Limburg-Passes. Erfreut zeigt sich der Gläser auch darüber, dass es nach dem Teilumzug der Verwaltung gelungen ist, die seit längerem vakante Leitung des Bürgerbüros sehr qualifiziert zu besetzen. Die neue Mitarbeiterin habe an ihrem vorherigen Arbeitsplatz bereits Erfahrungen in einem Bürgerbüro in Leitungsaufgaben sammeln können.

Das Limburger Bürgerbüro im Regelbetrieb hat dessen Leiterin Victoria Partheil noch nicht kennenlernt, denn es lief bisher nur unter Pandemiebedingungen. „Über viele Monate hatten wir geöffnet, ohne dass eine Voranmeldung notwendig war. Doch mit dem Shutdown Anfang November vergangenen Jahres ließ sich das nicht mehr aufrechterhalten, deshalb arbeiten wir aktuell auch mit Terminvereinbarungen“, erklärt sie.

Die Monate eines relativ normalen Ablaufs hat sie auch dazu genutzt, erste Erfahrungen in eine Änderung einfließen zu lassen. Das Bürgerbüro wartet mit einem Expressschalter auf, dort lassen sich die schnellen Sachen erledigen, zum Beispiel wenn es um das Abholen von Schriftstücken geht. „Wer seine Angelegenheit über den Expressschalter erledigen kann, ist nach drei Minuten Bearbeitungszeit wieder draußen, wer in die Büros muss, kann mit einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit zwischen 10 und 15 Minuten rechnen“, sagt die Leiterin. Zu den Bearbeitungszeiten kommen allerdings noch die Wartezeiten, die in Phasen ohne Terminvergaben natürlich länger sein können.

Die Pandemie prägt auch das Geschehen im Bürgerbüro, obwohl die Einrichtung der Stadt weder Impftermine vergibt noch Auskunft über Abläufe zum Impfen oder Antworten auf andere Fragen rund um Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie geben kann. Die Stadt ist dafür nicht zuständig. „Aber wir werden dennoch angerufen und die Bürgerinnen und Bürger suchen bei uns Rat. Das ist dann für alle enttäuschend, denn zum einen können wir keine qualifizierte Auskunft erteilen, zum anderen blockieren diese Ratsuchende Personal und Zeiten, so dass wir für andere nicht erreichbar sind“, erläutert Victoria Partheil die aktuelle Situation.

Und die Pandemie führt ganz konkret noch zu einem höheren Arbeitsaufwand im Bürgerbüro, denn wer sich derzeit impfen lassen will, muss ein gültiges Ausweisdokument vorlegen. „Dabei fällt zahlreichen Bürgerinnen und Bürgern auf, dass ihr Ausweis abgelaufen ist. Da sind wir gefragt, denn Pass- und Personalausweis gehören zu unseren Kernaufgaben“, so die Leiterin.

Der Besuch des Bürgerbüros nur nach vorheriger Terminvergabe lasse die Telefone nonstop klingeln. Jede Anruferin und jeder Anrufer werte das eigene Anliegen als Notfall. Deshalb gelte es nach Einschätzung von Victoria Partheil derzeit, den Dienstbetrieb am Laufen zu halten, notwendige Ergänzungen im Aufgabenspektrum oder eine Verbesserung von organisatorischen Abläufen müssten deshalb warten.

„Ich habe durchaus Verständnis, wenn es in sehr schwierigen Zeiten einen großen Beratungsbedarf gibt oder auch viele Behördengänge jetzt ganz dringlich werden, doch wenn der Besuch des Bürgerbüros mit Pöbeleien gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verbunden ist, dann ist das nicht hinnehmbar“, verdeutlicht Bürgermeister Dr. Hahn. Dass es derzeit nur mit der Vergabe von Terminen möglich ist, seine Anliegen im Rathaus zu erledigen, habe die Stadt erst in der Shutdown-Phase seit November eingeführt, zuvor konnte das Bürgerbüro ohne Terminvergabe aufgesucht werden. „Das gab es sonst in keiner Kommunalverwaltung im Landkreis“, so Hahn.

Nach Angaben von Walter Gläser führt die Corona-Pandemie auch dazu, dass die Mannschaft des Bürgerbüros in zwei getrennten Teams arbeitet. „Das dient dazu, dass uns bei einer möglichen Covid-19-Erkrankung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters nicht das komplette Bürgerbüro ausfällt, sondern möglichst immer ein Team zur Verfügung steht.

Nach Angaben von Bürgermeister Hahn wird das Bürgerbüro auf Dauer seinen Platz im alten Rathaus finden. Allerdings muss dies dazu erst ertüchtigt werden. In dem unter Denkmalschutz stehenden Gebäude sind umfangreiche Arbeiten notwendig. Die vorbereitenden Arbeiten zur Sanierung schreiten voran, dabei ist die Leitung des Bürgerbüros in die Projektgruppe mit eingebunden.

Auch in Bezug auf die Digitalisierung gibt es Fortschritte. „Wir sind als Verwaltung einer Stadt mit rund 35000 Einwohnern jedoch auf viele Partner angewiesen“, so Hahn. Das betrifft Vorgänge, die zum Beispiel über den Hessenfinder angeboten werden oder bei denen rechtliche Hürden bestehen (Beantragung von Ausweisdokumenten). Manchmal können auch Entscheidung nicht sofort umgesetzt werden. So ist zwar hausintern die Entscheidung für eine neue Software für das Meldeamt gefallen, umgesetzt werden kann sie jedoch erst nach der Bundestagswahl, da ein problemloser Umgang mit dem Programm notwendig ist, um eine Wahl (Erstellung Wählerverzeichnis, Ausstellung Wahlscheine usw.) begleiten zu können.

Ein wichtiges Datum für einen Digitalisierung-Schub steht nach Angaben von Hahn schon fest. Am 24. Februar wird der Vertrag über die interkommunale Zusammenarbeit zwischen den Städten Fulda, Marburg, Gießen, Wetzlar und Limburg im Bereich der Digitalisierung von Verwaltungsabläufen unterzeichnet. Angestrebt wird ein digitales Bürgerbüro im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes, wonach bis Ende 2022 alle Verwaltungsdienstleistungen auch online angeboten werden müssen. © Stadt Limburg