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Digitalisierung und Prozessoptimierung in der Gemeinde Brechen

Die Digitalisierung ist eines DER Zukunftsthemen in den  kommunalen Verwaltungen.  Eine wesentliche Rolle kommt dabei der in der EU geplanten automatischen Übermittlung, Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen zu. Spätestens im April 2020 muss die gesamte öffentliche Hand und somit auch die Kommunen, Rechnungen vollständig digital empfangen und weiterverarbeiten. Die Vorteile, wie Effizienzgewinn, Kosteneinsparungen und Papierverbrauch liegen klar auf der Hand. Die Gemeindeverwaltung Brechen stellt sich dieser Herausforderung und macht einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung papierlosem Büro. Nach der bereits erfolgreich eingeführten E-Akte im Bürgerbüro ist die Digitalisierung der Kommune im Bereich der Rechnungsbearbeitung eine weitere zukunftsweisende Innovation, die weniger durch den gesetzlichen Druck als durch das Bestreben nach Prozessoptimierung Einzug ins Brechener Rathaus hält. Die ekom21 unterstützt als langjähriger Partner die Gemeindeverwaltung bei der Umsetzung in die Praxis  und hat bei der Einführung in der Stadt Gießen dafür bereits einen Innovationspreis erhalten. Die Gemeinde Brechen folgt diesem Beispiel und führt den digitalen Rechnungslauf mit sofortiger Wirkung ein. Bei der Vorbereitung konnten durch die interkommunale Zusammenarbeit mit der Stadt Runkel Synergieeffekte, beispielsweise durch gemeinsame Schulungen und durch den Erfahrungsaustausch der beiden Finanzabteilungen zielführend genutzt werden.

Rechnungen in Papierform, die nach Eingang in der Verwaltung verteilt werden müssen, Forderungen und Zahlungseingang manuell abgleichen, Rückmeldung zum Status quo einer Belastung abwarten, Fristen einhalten, Gutschriften verbuchen – der Rechnungslauf ist komplex, aufwändig und ein zentrales Thema für das Finanzwesen einer Kommune. Durch die Einführung eines sogenannten digitalen „Rechnungsworkflow“ werden die Arbeitsprozesse transparent, standardisiert und durch Digitalisierung und Automatisierung optimiert. Die Gemeinde Brechen stellt sich damit den Herausforderungen einer modernen und innovativen Kommune. „Die elektronische Rechnung wird definitiv kommen, insofern wollten wir hier nicht bis zum Fristablauf warten, sondern proaktiv handeln. Das ist Verwaltungsmodernisierung und der Schlüssel zu maximaler Effizienz, die nicht nur die internen Prozesse optimiert, sondern letztlich auch unseren Bürgerinnen und Bürgern zu Gute kommt. Dass wir dabei Unmengen an Papier sparen und damit einen wichtigen Beitrag zur Umwelt leisten, ist ebenfalls sehr erfreulich, so Bürgermeister Frank Groos. © Gemeinde Brechen